La organización en la Administración o algo parecido….

El origen etimológico  de la palabra organización esta palabra procede del griego "organón" que puede traducirse como “herramienta o instrumento”. Por lo que una organización es un conjunto de personas que sirven como herramienta para alcanzar algún fin, esta organización esta sujeta por normas, comportamientos y estructura que interactúan con todos sus miembros. Los miembros de la misma han de interactuar de forma coordinada para alcanzar sus objetivos.

Pasemos a ver como me gustaría que fuera la  Administración como organización

La  Estructura que me gustaría que existiera en la Administración, partiendo de mi forma de ver la misma, como cercana, ágil, eficiente y que forme parte de la vida diaria de la ciudadanía, concibo a la estructura como Tipo Línea-Staff, esta combinación de la organización lineal y la funcional tratar de aumentar las ventajas de esos dos tipos de organización y reducir sus desventajas.

La relación entre los objetivos, la estructura lineal y los staff han de estar íntimamente ligados. Por lo general los órganos de línea han de estar orientados hacia el ciudadano, donde ha de situarse la gestión de la Administración, mientras que los staff han de estar orientados al apoyo  y asesoramiento del resto de órganos de la Administración.

Mientras que staff se encarga de gestionar la estructura interna, orientar hacia la visión y la misión de la Administración y plantear nuevos retos para acercarse al ciudadano, el órgano de línea pone en marcha las actuaciones para trasladan esa idea de la Administración a la calle, son la cara de la Administración.

Para ello ha de existir una línea de comunicación fluida, directa y eficaz entre el staff y el resto de la Administración. Cada estructura ha de responder ante un solo órgano superior, evitando de este modo que la información se desvirtúe en el paso de escalón.

La separación entre línea y staff consigue que los órganos especializados y grupos de especialistas aconsejen a los jefes de línea respecto de algunos aspectos de su actividad evitando en todo momento la imposición y fomentando la participación. La jerarquía (línea) asegura el mando, mientras la especialización (staff) provee los servicios de consultoría y de asesoría.

Como ventajas tendremos; asesoría especializada e innovadora; actividad conjunta y coordinada entre la  línea y el staff; participación de toda la estructura en la toma de decisiones; colaboración.

Factores que influyen para que la organización sea eficaz y eficiente son:

-         El tiempo que dediquemos a seleccionar de forma adecuada a los candidatos que van ha formar parte de uno u otro ámbito de nuestra organización.

-         Cuanto mayor sea la capacitación y cuanto más tiempo dediquemos a la formación mejor ser la visión que tenga el ciudadano. Seleccionar a aquellas personas idóneas para cada puesto y completar su perfil con formación para que se adapte mejor al perfil requerido para el puesto, garantiza el éxito de la Administración.

-          La productividad, un factor a tener en cuenta, no solo la podemos medir por aquello que producimos, hay que tener encuentra que hablamos de Administración, que presta servicios que son de interés publico, nuestra productividad, ha de ir encaminada a la consecución de los objetivos pero completada con un servicio de calidad, en el que el trato cercano, ágil y eficiente completen la imagen que se tiene de la misma.

-          La claridad en la estructura de la Administración y los objetivos a cumplir, saber de forma clara y definida la estructura en la que nos movemos, sin que existan interferencias a la hora de tomar las decisiones, así como los objetivos a los que van encaminadas nuestras actuaciones, evitan el engorroso trabajo de tener que supervisar.

-          La objetividad a la hora de tomar decisiones, tanto en la organización de la estructura como de fijar objetivos, nos da una visión de que el interés que nos mueve es el bien común, quitar los favoritismos y tener clara la misión que se ha de llevar acabo.

-          La agilidad en el cambio, para lo que hay que hacer uso de las redes de comunicación internas, que han de ser fluidas, claras y por supuesto habilidad a la hora de comunicar.  La participación de los trabajadores en el cambio, el ser escuchados y tenidos en cuenta, facilitan que el cambio llegue a buen fin.

Para ello, reunirse periódicamente, formar debates de los problemas planteados para encontrar soluciones comunes y participadas por todos, crear políticas de actuación concensuadas y avaladas por los propios trabajadores para hacerlo participes de las mismas.

-          Contacto personal, los directivos de la Administración han de dedicar parte de su horario de trabajo a conocer a los trabajadores, empatizar con ellos, que se sientan que no son un numero mas, sino una persona que forma parte de una organización, esto contribuye a que el trabajador se sienta parte de la misma y la tome como suya propia.

-          La capacidad de los directivos, que tengan claros los objetivos a conseguir, la misión, y una visión de la Administración coherente, que realice la selección de sus trabajadores de pendiendo de las características de puesto a cubrir, que sepa supervisar, imponer de forma sublimizar, haciendo participes de las decisiones al resto de la organización.

La financiación por fondos públicos nos da un reto más interesante, como ser competitivos. No olvidemos que los servicios que prestamos son de interés general, por lo que con mas razón nuestra mayor competitividad ha de estar en organizar la Administración de forma adecuada y que el servicio que se preste sea de calidad y eficiente.

El Cambio ocurre si es la base de de la Organización La Que lo Entiende y realiza. Jorge González Moore